本文整理自周洪超老师主讲的华博咨询线上课程《流程优化》

接下来我们来看流程优化，首先第一步，你的收据是哪个地方出现问题？比如说是报销太慢了，那就把费用报销来做一下分析，分析以后确实很慢，我们就把它立项。立项完以后，首先是填写报销单、张贴票据、部门内部确认事实，财务确认管控费用、管控金额，然后逐级领导审批，最后到出纳那里领取现金，最后成长的一个过程。你要理解一下，理解完以后，到底为什么会慢，你要去问一下当事人，一方面问经常报销的人比如说业务人员，要问一下他们平时报销是慢在哪里？是什么原因？然后要根据对实际情况和理解的框架，把它画完了以后来评估现状、来进行优化。按照刚才前面这6个步骤来进行优化完以后形成正式的一个文件，走文件审批流程再进行实施运行，最后进入流程维护和审计的过程，这是流程的九大步骤。

画流程大家很不规范，要确定几个点：第一个就是要确定开始和结束，别画得没完没了，所以一定要确定流程的起点和终点。第二个注意的用几种图，哪一些审核用菱形，流程用套型，关键环节我们有其他的一些，所以要注意一下，另外串联并线活动的情况。每一个流程、步骤要准确，而且要完备。上面流程不仅仅同样一件事情会产生不同的结果，同样的一件事情会有几个来源，有多种情况发生全部用在一个图上面要表达出来。流程应该是简单明了，不重要的内容就不要说了，尽可能用流程来解决。在这里提示几点，第一要按照实际情况来，不能按照自己想象。第二要按照组织内部来思考，要把流程体现在自己部门内部。第三，在流程中要清楚的与人员交流，部门不能闭门造车，一定要多去看、多去问，甚至在新厂区了解。

然后再开始确认流程的起点和节点。另外要确定范围，不要画的没完没了，高层次的流程图，不能太多的细节。我也跟大家分享一下我画的流程图，各个部门都有了，我就随便拿出一个流程图出来讲，拿一个人力资源部的招聘日志管理流程。首先流程应该有个表头，流程的名称要写好，而不要文不对题。第二流程有目的、价值，流程有流程编号，还有审核生效日期。让我们来看一下流程，有流程日志、有总经理、行政部长、招聘部长、行政后勤。要做好招聘日志管理流程，首先是招聘从哪来，要编制月度的招聘计划，首先是定岗定编还有增人增岗，还有人力资源规划，根据这个方面编制。然后给人力资源部的行政人资部的部长审核，小型的招聘就直接审批了。如果是大型的审核，比如说5000元以上的，就要给总经理审批，而且要求签字的审批，审批完以后由招聘培训专员来开通招聘渠道，开通招聘渠道以后，来制作招聘明细的一个具体操作方案，然后给领导审核审批，领导审核不通过重新做方案，审批通过以后再来进行发布招聘信息、发布招聘广告、维护，然后进行组织实施招聘。组织实施招聘又有网络招聘、有现场招聘、有中介推荐，网络招聘筛选、通知面试并携带资料。

而现场招聘准备招聘资料和工具，布置面试招聘的现场，然后接待面试人员。中介推荐的话就直接是接待，当别人推荐过来就可以直接进入面试接待。但这样的话，无论你是网络、现场还是推荐，我们首先要核实证件进行初步的面试，初步的面试通过就直接参加复试，复试就是有部门的由各个用人部门的负责人来直接进行复试。当前不能直接面试的，事后要求他来的就需要发复试通知单，复试通知单就要有应聘人员复试的时间地点。但是实际操作中我们会发现会有根本连信息筛选、初步筛选都不通过的人，我们就进入到最后一步，就直接把资料备用人才库里面去了。那么在组织复试的时候就有班组，班长以下的普通员工，复试通过就直接发放录用通知书了，班长以上的就需要人力资源部的部长来审核，然后总经理来进行复试。复试通过再来填写、发放录用通知书。然后员工入职报到，办理入职手续，身份证、照片、学历核对、发放工牌，讲解并带领员工熟悉生活环境、工作环节以及注意事项，同时还要发放饭卡、分配宿舍，对入职的员工进行信息的登记录入，最后进行发放上任通知单。

我把这个案例举出来就是想要说明，你在招聘的时候首先要有两个，一个是招聘计划，一个是招聘方案，要进行审核审批，还要分清是小型招聘还是大型招聘，是用钱的还是不用钱的。招聘有网络招聘、有现场招聘、中介推荐各不一样。另外还分班组长以下的员工是怎么招，班组长以上的员工的面试程序也会不一样。还有发放通知单和不发放通知单的两种情况，一种是当天，另一种是事后面试，这几种情况都必须要在流程里面做出来。我有一个秘诀，只要你的流程图画出来以后，给陌生的员工照着流程图去操作，他如果提出不超过5个问题，那说明这个流程图是经得起考验的，说明是交代清楚了。因此流程必须要可操作性强，让员工知道每一件事情能够怎么做正确。